TIETO­SUOJA­SELOSTE

Rekisterinpitäjä

  • Lost In Music Oy (Y-tunnus2197843-8)
  • Kelloportinkatu 1 C 33100 Tampere
  • 09 290 508 05
  • info@lostinmusic.fi

Yhteyshenkilö

  • Rowan Rafferty
  • 050 585 7300
  • rowan[at]nem.fi
  • Kelloportinkatu 1 C 33100 Tampere

 

Rekisterin nimi

Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelijä joille henkilötietoa siirretään

  • mFabrik Oy (Y-tunnus 1821266-9)
  • Kaikukatu 2C, 00530, Helsinki
  • +358 10 439 2500
  • info@mfabrik.com

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä pyytää sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

 

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröiden tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi.

Lisäksi tietoja säilytetään oletuksena 12kk ilmoittautumisesta, jollei asiakas ole määrittänyt tähän poikkeavaa aikaa.

Yksilöivät tiedot anonymisoidaan kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.

 

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan osallistujia, tai markkinointiluvan antaneita.

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaa ovat oletuksena. Näitä tietoja käytämme personoituun palveluun ja viestintään, markkinointitarkoituksiin, yhteystietojen vaihtamiseen:

  • Yhtyeen nimi – Yhtyeen, bändin tunnistamiseen
  • Yhteyshenkilön etunimi – Henkilön tunnistamiseen sekä viestinnän personointiin
  • Yhteyshenkilön sukunimi – Henkilön tunnistamiseen sekä viestinnän personointiin
  • Sähköposti – Henkilön tunnistamiseen sekä viestinnän personointiin
  • Puhelinnumero – Henkilön tunnistamiseen sekä viestinnän personointiin

 

Näiden lisäksi keräämme seuraavia tietoja:

  • Verkkosivusto = Yhtyeen verkkosivusto, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
  • Promokuvat = Yhtyeen promokuviin linkki, jotka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
  • Instagram = Yhtyeen Instagram profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
  • Facebook = Yhtyeen Facebook profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
  • Youtube = Yhtyeen Youtube profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
  • Snapchat = Yhtyeen Snapchat profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
  • Twitter = Yhtyeen Twitter profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
  • Spotify = Yhtyeen Spotify profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
  • Soundcloud = Yhtyeen Soundcloud profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
  • Artisti bio = Lyhyt kuvaus yhtyeestä, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
  • Tekninen rider = Linkki yhtyeen tekniseen rider listaan, joka toimitetaan tapahtuman järjestäjälle
  • Rider = Linkki yhtyeen rider listaan, joka toimitetaan tapahtuman järjestäjälle
  • Genre = Musiikkityyli, jota yhtye edustaa, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
  • Levy-yhtiö = Levy-yhtiö, joka edustaa yhtyettä ja joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle sähköpostin ja SMS:n välityksessä. Toimittaja vastaa, että alihankkijoiden järjestelmät ja itse toimijat ovat GDPR yhteensopivia. Näiden toimijoiden toiminnassa edellytetään EU-US Privacy shield mukaista suojausta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. Palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:

  • pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
  • tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin
  • niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle