TIETOSUOJASELOSTE
Rekisterinpitäjä
Lost In Music Oy (Y-tunnus2197843-8)
[email protected]
Yhteyshenkilö
Pietu Sepponen
+358 (0)44 556 6113
[email protected]
Rekisterin nimi
Tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelijä joille henkilötietoa siirretään
mFabrik Oy (Y-tunnus 1821266-9)
Kaikukatu 2C, 00530, Helsinki
+358 10 439 2500
[email protected]
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.
Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.
Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä pyytää sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröiden tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi.
Lisäksi tietoja säilytetään oletuksena 12kk ilmoittautumisesta, jollei asiakas ole määrittänyt tähän poikkeavaa aikaa.
Yksilöivät tiedot anonymisoidaan kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan osallistujia, tai markkinointiluvan antaneita.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaa ovat oletuksena. Näitä tietoja käytämme personoituun palveluun ja viestintään, markkinointitarkoituksiin, yhteystietojen vaihtamiseen:
Yhtyeen nimi – Yhtyeen, bändin tunnistamiseen
Yhteyshenkilön etunimi – Henkilön tunnistamiseen sekä viestinnän personointiin
Yhteyshenkilön sukunimi – Henkilön tunnistamiseen sekä viestinnän personointiin
Sähköposti – Henkilön tunnistamiseen sekä viestinnän personointiin
Puhelinnumero – Henkilön tunnistamiseen sekä viestinnän personointiin
Näiden lisäksi keräämme seuraavia tietoja:
Verkkosivusto = Yhtyeen verkkosivusto, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
Promokuvat = Yhtyeen promokuviin linkki, jotka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
Instagram = Yhtyeen Instagram profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
Facebook = Yhtyeen Facebook profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
Youtube = Yhtyeen Youtube profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
Snapchat = Yhtyeen Snapchat profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
Twitter = Yhtyeen Twitter profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
Spotify = Yhtyeen Spotify profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
Soundcloud = Yhtyeen Soundcloud profiilin linkki, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
Artisti bio = Lyhyt kuvaus yhtyeestä, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
Tekninen rider = Linkki yhtyeen tekniseen rider listaan, joka toimitetaan tapahtuman järjestäjälle
Rider = Linkki yhtyeen rider listaan, joka toimitetaan tapahtuman järjestäjälle
Genre = Musiikkityyli, jota yhtye edustaa, joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
Levy-yhtiö = Levy-yhtiö, joka edustaa yhtyettä ja joka voidaan lisätä yhtyeen profiiliin Lost In Musicin sivuilla
Säännönmukaiset tietolähteet
Osallistujan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle sähköpostin ja SMS:n välityksessä. Toimittaja vastaa, että alihankkijoiden järjestelmät ja itse toimijat ovat GDPR yhteensopivia. Näiden toimijoiden toiminnassa edellytetään EU-US Privacy shield mukaista suojausta.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. Palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin
niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle